行政如何做好会务服务?

 职场资讯     |      2019-07-19 10:34

良好的会务服务对外展示企业形象,对内服务于员工产能,也是行政的重要工作职能之一,支持不到位,很影响各方对行政的工作评价。

经常也有小伙伴咨询有关会议接待服务管理制度的相关问题,基于此,我们凝结了一份实用制度标准建立指南,希望可以给小伙伴们以参考。

对会议分类,是设定服务标准的前提

每一天企业大大小小对内对外的会议都很多,行政很难做到对每一场会议进行无区别的会服支持,那么根据重要性和优先级设定服务标准无疑是一种提效和易于执行的方式。

企业通常如何分类?

一般来说,分为三类:

第一类:涉及外宾的接待会议,对外展示企业形象;

第二类:企业内部的重要会议,譬如董事会、高层会议...支持重要工作产能;

第三类:企业内部员工的项目会议、创意风暴等。

只有先将会议类型划分好,才能更好地适配相应的服务标准。

如何对分类的会议给予相应服务支持?

针对这三大类型的会议,行政所提供服务支持的重点也各不相同。

1、第三类会议服务重在维护正常运转

企业内部员工的项目会议、创意风暴,是频次最多的会议,行政无需一一跟进,重点关注集中于保持会议的顺利进行。

其服务内容包括:

会议室巡视:整洁/物品/室温/设备调试;

会议室设备台帐,如投影仪、灯泡寿命报修处理及跟踪;

内部协调会议室资源。

另外,为了帮助提效,很多企业行政会建立相应的使用规则,督促员工自发形成良性的使用循环。

譬如有公司行政将要求形成朗朗上口的口号粘贴于会议室墙上提醒员工;

有的则直接采用可视化方式,将会议室的标准图样打印出来,要求员工用完按其标准还原,从而方便下一段会议室预订者的使用。

2、第一二类会议服务如何更精准提供?

涉及接待外宾、企业内部重要会议是需要行政重点提供会服支持所在,为了便于会服人员快速对位和准备服务,很多企业的操作方式是:

a. 类型精细化

很多企业会将第一二大类会议类型划分的更为细致,从而配备相应的接待规格标准,对应各类接待规格形成相应的会服流程指导手册。

*外宾接待规格划分示意  

*企业内部重要会议划分示意

b. 建立申请制度

尽量减少临时「作战」,针对一二类会议设定申请时间,便于行政根据申请,一步摸清会议的重要信息,提前准备。

*客户接待申请表示意

c. 会服人员培训

会服人员的素质和面貌是展现服务形象和水平的直接出口,符合企业特色的标准化服务培训更有助于体现企业形象。

 *中海 Officezip 会服人员培训准则示意

d.打造服务温度

好的服务是永远考虑的更周全一些,为参会者提供行李寄存、雨伞、充电宝、伴手礼、电脑充电器、口香糖等细致服务,无疑是提升会服支持印象的加分点。

标准化,在行政的服务管理中发挥了越来越重要的作用;

会务服务,虽然只是行政所负责的繁杂事务中的一项,但做好其管理,在行政小伙伴们的实践中普遍推向标准化。

未来行政的专业性,或正是体现在推进行政的标准化上。