行政如何提高资产管理效率?

 职场资讯     |      2019-07-11 14:39

资产管理是很多企业行政部门的核心工作内容之一,如何管好资产,如何提高资产的管理效率,相信各家有个家的高招。

我们今天讲的主要针对的是企业的有形资产如何提升管理效率,作为一个老行政,小编也总结了一下自己在资产管理实际工作中的经验,在此聚焦在企业有形资产的管理任务,希望对各位的资产管理工作有所帮助。

制度严谨

国有国法、家有家规,像我们的很多工作一样,要提高资产的管理效率,也必须一套严谨的资产管理制度,这套制度需要明确资产从申请、批准、采购、入库、领用、归还、维修、调拨、报废等所有环节的具体流程,以及公司资产所涉及的每一个角落,尤其是对于分子公司较多的企业,必须与总部保持高度一致。

制度要严谨更要能够执行,易于操作,这种执行不仅仅是考验企业的执行力,更在于制订制度的人从开始就要从使用者的视角出发去编制制度,易于掌握和操作的制度大家会愈来愈愿意用,很多受大家抵触的制度在很多情况下是,编制者仅站在管理者的角度出发,而忽略了使用者的实际体验。

关于制度也不是一成不变,时代在发展,公司在变化,人员在更新。因此制度也要结合使用中的实际情况,将不妥之处认真修正。很多公司的制度大多是文字稿,无论是纸质的还是电子版的文件,很多同学学起来都会索然无趣。因此我更建议有条件的公司,大家可以把制度演化成插图版、语音版、最好是视频版本,让大家像看节目一样去学习制度,相信更能适应当今年轻人的心态。

系统管理

靠人管不如靠系统管,现在的很多软件公司以及OA系统的开发公司都有资产管理软件,这使我们可以快速的帮助企业建立起整个资产管理系统,而且由于很多软件已经在其他企业运行了很长时间,系统也逐步完善。同时,将资产管理模块嵌套进OA系统,也提升了企业的信息化管理水平。

台账清晰

清晰的资产台账,是提升资产管理水平的基础。对于已有资产管理系统的公司无论是原始数据的导入,还是初创台账,都相对会容易些。

资产从开始申请就会与台账中已有的资产进行关联,看看是否能够通过调配解决,而不是每次申请必须新购资产。这也就要求了台账另一个至关重要的要求,就是台账的准确性一定要真实有效。

对于台账的信息更新及备份一定要及时,购置的系统会自动备份,但一定要保证信息除了在服务器中留有备份外,至少还需要在其他服务器或硬盘上备份有最新的数据,现在很多企业将自己的信息备份在云端,这是非常保险的一张做法。

环节紧扣

这里所说的环节,就是资产管理中的每一个环节,就是从申请、批准、采购、入库、领用、归还、维修、调拨、报废等,只有环环相扣,才能保证资产的流转效率和速度。而其中任何一个环节出现问题,都会影响整个资产管理体系的工作效率。

保管到人

保管到人是资产管理中必须做到的,很多公司在盘点中发现资产缺失,其中很多因素是资产没有直接关联的保管人。

这里说的保管人不一定是资产的使用人,因为为了提高资产的利用效率,很多资产是公用的,碧如公用一体机,分体空调、会议室投影仪等等。但我们要求对于这些公用设备,也要有关联的保管人,定期要对设备进行巡视及检查,发现故障、损毁及丢失及时处理。

资产借用是保管到人中经常遇到的,这个也可以设置在系统内,借用既可以从公用库房的资产中借用,也可以向资产的当前保管人进行借用,在系统内留下借用的记录,借出及归还时双方确认资产的完好性就可以了。

譬如很多公司的摄录像设备,是没有必要一个部门购置一套的,经常使用的部门可以购置并保管一套,其他部门使用时,只要设备处于闲置状态,在系统里进行借用就可以了。

数据分析

数据分析是对资产台账的各项内容进行的分析,也是我们提升资产管理效率的直接依据。尤其是对于资产的利用率,闲置率,损坏率、维修率、周转率等的同比环比分析。能够使我们找到资产管理中亟待提升和改善的环节。

因此对于以上数据,建议至少每个月进行一次数据统计分析。

高效周转

高效周转是资产管理效率提升的主要表现。就如我们上面所举的摄录设备的多部门共用,这里即有公用设备,也有归部门保管的部门使用设备。只有在公司内让所有的资产顺畅的流转起来,才能实现效率的提升。

另外周转中也包括员工离职等因素中归还的设备,比如笔记本电脑之类的,因此行政也要和人力部门保持密切的联系,随时掌握公司人员变动的情况,将设备的库存量和人员变动情况挂钩。

以租代买

处于降低管理成本、资金压力,以及面对市场及环境的风险。

很多企业对给别设备以租赁的形式替代购置。而实际运转中,我们也观察到,租赁也是有很多优势的。就以打印复印机为例,我之前服务的公司,租赁后的文印成本对比同等印量,只是后者的50%不到。当然这也要企业结合自己的需求去平衡考虑。

社会共享

真正的社会共享,是降低企业资产购置资金、管理成本以及风险的有效途径,租赁也是共享的形式之一。

这里举个简单的例子,如果在一栋公共的写字楼里,40家公司中有10家有500平米培训教室的需求,但每家的利用率一年只有20个工作日,那么一种方式是写字楼本身建一个500平米的培训教室供楼内公司共享使用,另外一种方式是其中一家公司建一个培训教室,和其他公司分享使用,以上按时间收取租金就可以了。

这个很容易理解,假设写字楼租金每天每平米10元,则一个500平米的培训教室,每年的费用就是500*10*365=182.5万。而假设10家公司,每家年利用20个工作日,每家建设一个的陈本是1825万。如果大家共享,实际上每家分摊的成本一年也就20几万,而即使再翻上一倍的租金,按40万一年算,就是说每天的租金收到2万元,虽然达到日净租金5千元的4倍,但相比单一企业182万的年租金,企业也是大大得利的。而从收租方面,2*10家公司*20=400万,建设大培训教室的公司也是盈利的。

这就是社会的真正共享,实现的多赢。

降低库存

库存的依据来源于设备台账的分析与公司人员流动情况的分析。在保障有设备可用的前提下,尽量降低库存,一方面节约了资产对资金的占用;另外是降低了库容,减少了库房的租金成本。而在能够全面保障的情况下,和资产供应商达成共享库房协议,将自己的闲置资产存放在供应商的库房中,既节约了自己的库房租金,也在设备调用周转时,由供应商库房直接发货,提升了自己的管理效率。 

严格盘点

盘点必须严格执行,一切的资产数据及状态必须是真实可靠的,这就必须依赖于每年一次到二次的盘点工作。而通过企业资产管理的信息化平台,盘点的操作也越来越简单,用手机或扫码枪直接扫描一下资产编号,手动输入资产状态,最终系统会直接生成盘点数据,这也是盘点报告的核心内容了。

责任重大

对于无论是管理者、使用者和保管者,提升资产管理效率是依靠每一个人的共同努力,这就要求大家务必在资产的从申请到报废的所有环节中,担当起自己应负的责任。相信对于一家人人负责的公司,不仅仅是资产的管理效率,任何的管理效率都会被高标准的执行的。